Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) stellt Unternehmen fertige Software über das Internet bereit. Die Anwendung läuft dabei auf den Servern des Anbieters und nicht auf den Servern des Unternehmens. Der Zugriff erfolgt meist über einen Browser oder eine App.

Was bedeutet Software as a Service?

SaaS beschreibt ein Cloud-Modell, bei dem der Anbieter einem Unternehmen fertige Software über das Internet bereitstellt. Unternehmen nutzen die Anwendung, ohne sie auf eigenen Servern zu installieren. Dafür zahlen sie meist eine monatliche oder jährliche Gebühr.

Der Anbieter betreibt die Anwendung und die technische Umgebung. Dazu gehören Server, Speicher, Datenbanken und Netzwerke. Zudem pflegt er die Anwendung, schließt Sicherheitslücken und spielt neue Versionen ein.

Welches Ziel verfolgt SaaS?

SaaS erleichtert Unternehmen, schnell und einfach moderne Software zu nutzen, ohne eine eigene Serverumgebung aufzubauen. Der Anbieter stellt die Anwendung über das Internet bereit. Das Unternehmen greift unkompliziert von verschiedenen Standorten auf die Software zu.

Dadurch erhalten auch neue Nutzer schnell Zugriff auf die Anwendungen. Bei Bedarf passen Unternehmen Nutzerzahlen und Funktionen einfach an. SaaS eignet sich deshalb für viele digitale Geschäftsprozesse in Vertrieb, Buchhaltung, Kommunikation oder Projektarbeit.

Wie funktioniert Software as a Service?

SaaS verlagert den Betrieb einer Anwendung in die Cloud. Unternehmen greifen dabei über das Internet auf die Software zu.

Dafür richten Unternehmen zunächst ein Benutzerkonto beim Anbieter ein. Danach greifen berechtigte Nutzer auf die Anwendung zu. Dafür reicht meist ein Browser mit Internetzugang. Manche SaaS-Anbieter bieten jedoch auch eigene Apps für den Zugriff an.

Die Software läuft in der Cloud des Anbieters und verarbeitet dort die Unternehmensdaten. Der Anbieter hält die technische Umgebung funktionsfähig. Er installiert neue Versionen und schließt bei Bedarf bekannte Sicherheitslücken. Viele Anbieter führen zudem Backups durch und bieten technisches Monitoring an.

Viele SaaS-Dienste bedienen mehrere Unternehmen über eine gemeinsame technische Plattform. Getrennte Konten und Datenbereiche schützen dabei die Informationen der einzelnen Unternehmen.

Welche Bestandteile bietet ein SaaS-Dienst?

Ein professioneller SaaS-Dienst umfasst mehr als eine reine Webanwendung. Wichtige Bestandteile betreffen Zugriff, Daten, Sicherheit und technische Verfügbarkeit.

• Benutzerkonten und Rollen steuern den Zugriff.
• Schnittstellen verbinden SaaS mit anderen Unternehmenssystemen.
• Backups schützen wichtige Unternehmensdaten.
• Protokolle dokumentieren relevante Vorgänge.
• Verschlüsselung schützt Daten bei Übertragung und Speicherung.
• Monitoring erkennt technische Störungen und Leistungseinbußen.

Was bringt SaaS Unternehmen im Arbeitsalltag?

SaaS reduziert den technischen Aufwand für viele Anwendungen im Unternehmensalltag. Software as a Service ermöglicht es Unternehmen in vielen Bereichen auf eigene Server und lokale Installationen zu verzichten. Der Anbieter betreibt die Software und pflegt die technische Umgebung, während die Mitarbeiter über das Internet auf die Anwendung zugreifen. Das erleichtert zudem die Zusammenarbeit im Team oder aus dem Homeoffice.

Administratoren vergeben dabei Rollen und Zugriffsrechte für einzelne Nutzer. Dadurch erhalten Mitarbeitende nur Zugriff auf die Daten und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Der Anbieter übernimmt zudem Updates und Sicherheitsmaßnahmen für die Software. Dadurch entfällt ein Teil der technischen Pflege durch die interne IT. Unternehmen gewinnen so mehr Zeit für andere IT-Projekte und wichtige Geschäftsprozesse.

SaaS schafft zudem mehr Planbarkeit bei den laufenden IT-Kosten. Unternehmen zahlen je nach Anbieter für Nutzer, Funktionen oder den tatsächlichen Verbrauch. Dadurch lässt sich der Tarif an den eigenen Bedarf anpassen. Hohe Ausgaben für eigene Server, Wartung und Softwarepflege entfallen dadurch.

Welche Risiken entstehen bei SaaS?

SaaS senkt zwar den IT-Aufwand, bringt für Unternehmen jedoch auch neue Abhängigkeiten und Sicherheitsrisiken mit sich.

Unternehmen binden sich bei SaaS an die technische Umgebung des jeweiligen Anbieters. Ein späterer Wechsel verursacht deshalb häufig viel Aufwand. Besonders proprietäre Formate oder fehlende Exportfunktionen erschweren diesen Schritt.

Für Unternehmen ist es daher wichtig, vor Vertragsabschluss die Möglichkeiten zum Datenexport zu prüfen. Auch Kündigungsfristen, Vertragslaufzeiten und Wechselkosten spielen eine wichtige Rolle.

Wie unterscheidet sich SaaS von IaaS und PaaS?

Bei IaaS stellen Anbieter grundlegende IT-Ressourcen wie Server, Speicher und Netzwerke bereit. Das Unternehmen kümmert sich jedoch selbst um die Konfiguration der Komponenten.

PaaS bietet Unternehmen dagegen eine fertige IT-Umgebung, um eigene Anwendungen zu entwickeln. Entwickler erhalten dort unter anderem Laufzeitumgebungen, Datenbanken und Entwicklungswerkzeuge, behalten jedoch die gesamte gestalterische Freiheit.

SaaS stellt hingegen eine komplett fertige Anwendung bereit. Das Unternehmen nutzt die Software direkt und entwickelt sie nicht erst selbst.

Welche rechtlichen und normativen Anforderungen gelten?

Bei SaaS teilen sich Anbieter und Unternehmen die Verantwortung für den sicheren Betrieb der Anwendung. Welche Pflichten gelten, hängt dabei von den verarbeiteten Daten, Branche und Einsatzbereich ab.

Verarbeitet eine SaaS-Anwendung personenbezogene Daten, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Unternehmen hat die Pflicht zu prüfen, welche personenbezogenen Daten der SaaS-Anbieter verarbeitet und in welcher Rolle er dabei handelt. Gilt der als Auftragsverarbeiter, benötigen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Darin regeln die Beteiligten unter anderem Zugriffsrechte, Löschfristen, der Einsatz von Unterauftragnehmern sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Je nach Branche gelten weitere gesetzliche Vorgaben. NIS2 betrifft bestimmte Unternehmen aus kritischen und wichtigen Bereichen. Nutzen diese Unternehmen SaaS für relevante Geschäftsprozesse, haben sie die Pflicht Sicherheits- und Verfügbarkeitsrisiken zu prüfen. Sie analysieren, wie der Anbieter Daten und Zugriffe schützt, auf Sicherheitsvorfälle reagiert und den Dienst bei Störungen verfügbar hält.

Wählen Unternehmen einen SaaS-Anbieter aus, berücksichtigen sie deshalb nicht nur Funktionen und Preise. Unternehmen prüfen auch Datenschutz, Informationssicherheit, Verträge, Zugriffsrechte und Notfallprozesse. Je nach Branche berücksichtigen sie dabei verschiedene gesetzliche Anforderungen.

Welche SaaS-Anwendungen nutzen Unternehmen?

SaaS deckt zahlreiche betriebliche Aufgaben ab. Typische Einsatzfelder liegen in Kommunikation, Kundenverwaltung und Büroarbeit.

• CRM-Systeme unterstützen Vertrieb und Kundenbetreuung.
• ERP-Lösungen verbinden zentrale Geschäftsprozesse.
• Projekttools koordinieren Aufgaben und Teams.
• Kommunikationsdienste unterstützen Chats, Meetings und Zusammenarbeit.
• Office-Lösungen ermöglichen gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
• HR-Systeme unterstützen Prozesse rund um Mitarbeitende.

Fazit: SaaS erleichtert den Einsatz moderner Unternehmenssoftware

Software as a Service bietet Unternehmen einen direkten Zugang zu fertigen IT-Anwendungen. Der Anbieter übernimmt den technischen Betrieb und die Wartung der Anwendungen. Dadurch reduziert das Unternehmen seinen technischen Aufwand und hat die Möglichkeit, moderne Software flexibel einzusetzen.