Mitarbeiterin tippt auf einen Bildschirm, um eine digitale Rechnung anzuschauen

E-Rechnung

E-Rechnung

Alles, was Sie zur digitalen Abrechnung wissen sollten

Die E-Rechnung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Sie steht für einen elektronisch übermittelten und strukturierten Rechnungsdatensatz, der automatisch verarbeitet werden kann. Anders als bei Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine durchgehend digitale und medienbruchfreie Bearbeitung. Sie basiert auf dem XML-Format und bietet Vorteile wie schnellere Verarbeitung, reduzierte Fehlerquote und Kosteneinsparungen. Seit 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, E-Rechnungen ab 1.000 Euro elektronisch einzureichen. Dies fördert die Effizienz und Transparenz im öffentlichen Einkauf.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ab 2025 eine Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen untereinander nur noch elektronische Rechnungen austauschen dürfen. Diese Maßnahme soll die Steuertransparenz verbessern und gleichzeitig den Steuerbetrug eindämmen.


Einführung in die E-Rechnung: Mehr als nur Papier digitalisieren

Die E-Rechnung ist nicht einfach eine eingesannte Papierrechnung oder eine PDF-Datei, sondern ein speziell strukturiertes Format, das von Computern gelesen und verarbeitet werden kann. Es handelt sich um maschinenlesbare Rechnungsdaten, die im XML-Format vorliegen. Diese Struktur ermöglicht eine durchgehende Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses – von der Ausstellung über den Versand bis hin zur Bezahlung.

Dies bedeutet: Sobald eine E-Rechnung erstellt ist, kann sie ohne menschliches Zutun direkt in die Systeme des Rechnungsempfängers integriert und weiterverarbeitet werden. Dieser Prozess spart Zeit, reduziert Fehler und ist kostengünstiger als herkömmliche Methoden. Außerdem ermöglicht er eine bessere Nachverfolgung und mehr Transparenz im Zahlungsprozess.

Mitarbeiter sitzt vor einem PC-Bildschirm, tippt auf der Tastatur und schaut sich eine E-Rechnung an

Wer ist von der neuen Regelung betroffen?

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt ausschließlich für steuerpflichtige Dienstleistungen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb tätig ist. Ab 2028 sind zudem auch Kleinunternehmer zur Erstellung von E-Rechnungen (B2B) verpflichtet. Wichtig ist außerdem, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein müssen.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen

Die Einführung der E-Rechnung bringt in vielen Betrieben Fragen mit sich. Durch sie ergeben sich Umstellungen hinsichtlich der betrieblichen Abläufe. Doch dies bringt nicht nur Schwierigkeiten mit sich.

Für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger bietet die E-Rechnung eine Reihe von Vorteilen, die sowohl Effizienz als auch Qualität der Abläufe verbessern:

Vorteile für Rechnungssteller:

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse führen zu verkürzten Durchlaufzeiten und pünktlicheren Zahlungen.

Kostenreduktion: Papier- und Portokosten entfallen vollständig.

Prozessoptimierung: Die Erstellung und Validierung der Rechnungen erfolgt automatisch, was Fehler reduziert.

Flexibilität: Rechnungen können unabhängig vom Standort des Unternehmens erstellt und übermittelt werden.

Vorteile für Rechnungsempfänger:

Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung der Daten minimiert den manuellen Aufwand und Fehlerquellen.

Kosteneinsparungen: Automatisierte Workflows senken die Kosten in der Rechnungsbearbeitung erheblich.

Erhöhte Datenqualität: Die fehlerfreie Übertragung der Daten sorgt für eine bessere Qualität in der Verarbeitung.

Ortsunabhängigkeit: Wie bei den Rechnungsstellern können auch Empfänger flexibler und ortsunabhängig arbeiten.



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Der rechtliche Rahmen: Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland basiert auf mehreren gesetzlichen Vorgaben, die in den letzten Jahren verabschiedet wurden. Eine wichtige Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen regelt. Diese Richtlinie wurde in deutsches Recht übernommen und trat am 27. November 2020 in Kraft. Seitdem sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen ab einem Netto-Betrag von 1.000 Euro elektronisch einzureichen.

Eine der entscheidenden Neuerungen ist, dass Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren für öffentliche Auftraggeber erbringen, zwingend E-Rechnungen einreichen müssen. Diese Verpflichtung stellt sicher, dass der öffentliche Einkauf zunehmend digitalisiert und medienbruchfrei abgewickelt wird.

E-Rechnung für B2B

Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) hat die Bundesregierung die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland orientiert sich damit an anderen EU-Staaten sowie einigen Drittstaaten, die bereits auf E-Rechnungen als Standard für Geschäftstransaktionen setzen.

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur Umsatzsteuer geplant, das auf den Daten der E-Rechnung basiert. Die Umsetzung des Meldesystems auf nationaler und europäischer Ebene ist bis 2028 vorgesehen, wobei aktuelle Diskussionen eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 thematisieren. Der Start des deutschen Meldesystems wird voraussichtlich nach der Einführung der europäischen Lösung erfolgen.

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Entwicklung und Bereitstellung von Softwarelösungen zur Erzeugung, Übermittlung und Verwaltung von E-Rechnungen
Anbindung von E-Rechnungen an ERP-Systeme, Buchhaltungslösungen und Workflows
Schulungen zur Nutzung von E-Rechnungslösungen und technischem Support
Implementierung von Peppol-Netzwerken für die länderübergreifende Rechnungsübertragung
Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Technische Standards der E-Rechnung

Die E-Rechnung basiert auf einem klar definierten Standard, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen sicherzustellen. In Deutschland ist der wichtigste Standard für E-Rechnungen die XRechnung. Dieser Standard erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie und ermöglicht den Austausch von Rechnungsdaten in einer strukturierten Form.

Zusätzlich gibt es das europäische Netzwerk Peppol, über das Rechnungen digital übermittelt werden können. Peppol steht für "Pan-European Public Procurement Online" und bietet eine einheitliche Plattform für den Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Die Nutzung von Peppol ist ein zentraler Baustein für die Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs in Europa.

So funktioniert die Übermittlung einer E-Rechnung

Der Prozess der Übermittlung einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland erfolgt über spezielle Rechnungseingangsplattformen. Zwei Plattformen stehen zur Verfügung:


  1. ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes): Diese Plattform dient der Übermittlung von Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung.

  2. OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform): Sie ermöglicht die Einreichung von Rechnungen an Teile der mittelbaren Bundesverwaltung und einige Bundesländer.
Ein Stapel voll Papier und daneben im Vergleich ein Laptop mit einer E-Rechnung

Vor der Übermittlung ist eine Registrierung auf der jeweiligen Plattform erforderlich. Nach erfolgreicher Registrierung können Rechnungen über verschiedene Übertragungswege eingereicht werden. Hierbei stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:


  • Weberfassung: Die Rechnungsdaten können direkt online eingegeben werden. Upload: Bereits erstellte E-Rechnungen können hochgeladen werden.
  • Webservice via Peppol oder E-Mail: Diese Optionen eignen sich insbesondere bei hohem Rechnungsvolumen. Nach dem Einreichen der E-Rechnung erfolgt eine Validierung, bei der die Rechnung auf die Einhaltung der formalen Anforderungen geprüft wird. Erst nach erfolgreicher Validierung wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet.

E-Rechnung erstellen

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird künftig in einem festgelegten, strukturierten Datenformat ausgestellt, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm gewährleistet, dass die Rechnung elektronisch übermittelt und verarbeitet werden kann. Formate wie PDF, TIFF oder JPEG sind zwar für die visuelle Darstellung geeignet, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen für eine maschinelle Weiterverarbeitung. 

Aktuell akzeptierte Formate sind die XRechnung, die im öffentlichen Sektor verwendet wird, und das ZUGFeRD-Format, das PDF und XML kombiniert. Auch andere Formate wie Factur-X sind zulässig, solange sie die technischen Anforderungen der Norm einhalten.

Fazit: Die Zukunft des Rechnungswesens

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung dar. Sie reduziert nicht nur Kosten und Fehler, sondern verbessert auch die Effizienz und Transparenz im gesamten Rechnungsprozess. Gerade für Unternehmen, die regelmäßig Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, ist die E-Rechnung ein unverzichtbares Instrument.

Für die Zukunft ist davon auszugehen, dass die E-Rechnung weiter an Bedeutung gewinnen wird, nicht nur im öffentlichen Sektor, sondern auch im geschäftlichen Umfeld. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologie umstellen, werden langfristig von den Vorteilen profitieren und wettbewerbsfähiger agieren können.

Häufig gestellte Fragen

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung enthält sie standardisierte Datenformate (wie ZUGFeRD oder XRechnung), die es ermöglichen, dass Rechnungsinformationen automatisch verarbeitet werden können. Sie wird oft im geschäftlichen und behördlichen Umfeld verwendet, um den Rechnungsprozess effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Eine E-Rechnung ist in der Regel kein gewöhnliches PDF-Dokument, sondern ein XML-Datensatz, der maschinell lesbar ist. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung (z. B. Rechnungsbetrag, Lieferdatum, Steuern), aber in einem strukturierten Format, das speziell für die elektronische Weiterverarbeitung entwickelt wurde. Manchmal wird auch ein PDF-Dokument beigefügt, das als „Menschen-lesbare“ Version dient, während das XML für die automatische Verarbeitung genutzt wird.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie spezielle Software oder Online-Dienste, die das richtige Format unterstützen. Der Prozess umfasst folgende Schritte: Rechnungsdaten eingeben: Sie tragen alle notwendigen Informationen wie Empfänger, Rechnungsbetrag, Artikel usw. in das Tool ein. Format wählen: Wählen Sie das erforderliche Format für die E-Rechnung, z. B. ZUGFeRD oder XRechnung, je nach den Anforderungen des Empfängers.

  • Rechnung exportieren: Das System generiert eine elektronische Rechnung im richtigen Format (meist XML).
  • Rechnung senden: Versenden Sie die Rechnung über die Plattform oder als Anhang in einer E-Mail, je nach Vereinbarung mit dem Empfänger.
  • Manche Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bieten integrierte Funktionen für die Erstellung von E-Rechnungen an.
  • Um E-Rechnungen zu empfangen, benötigen Sie Zugang zu einem entsprechenden E-Rechnungsportal oder eine Software, die dieses Format lesen und verarbeiten kann. Der Ablauf sieht so aus:

  • E-Mail oder Portal: Die E-Rechnung wird entweder als Anhang in einer E-Mail oder über ein spezielles E-Rechnungsportal übermittelt.
  • E-Rechnungssoftware: Mit einer kompatiblen Software (z. B. ERP-System, Buchhaltungssoftware) können Sie die strukturierte XML-Datei verarbeiten. Diese Programme lesen die Daten automatisch aus und integrieren sie in Ihre Finanz- oder Buchhaltungssysteme.
  • Kontrolle: Auch wenn die Daten automatisch eingelesen werden, sollten sie geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
  • Manche Unternehmen bieten spezielle E-Rechnungs-Dienste an, die den Empfang und die Verarbeitung erleichtern.

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